Laporan Perancangan Konsep E-Business Pada UKM "Barokah"

Laporan

“Rancangan Perencanaan E-Business UKM Barokah”

Disusun Oleh:

AHMAD GUNAWAN

13.0101.0065

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAGELANG

2014

BAB I. PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang

Dunia bisnis sekarang ini terus mengalami perubahan dan persaingan yang sangat ketat. Persaingan dalam menciptakan kebutuhan konsumen yang semakin cerdas dalam memilah dan memilih produk yang akan mereka beli. Berbagai konsumen baik dari kalangan menengah hingga atas selau menuntut adanya controling kualitas dari barang  yang diproduksi. Selain dari perusahaan yang menyediakan kebutuhan untuk masyarakat, ada juga Usaha Kecil dan Menengah (UKM) yang menyediakan barang ataupun jasa untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Usaha Kecil dan Menengah (UKM) Barokah merupakan salah satu UKM yang memproduksi potil serta camilan dari bahan baku berupa ketela untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. UKM Barokah bisa dikatakan sebagai UKM yang telah sukses dalam hal penjualan secara lokal. Namun dalam hal penjualan di luar daerah Magelang masih dirasa kurang. Sistem penjualan yang masih menggunakan sistem offline tersebut dirasa  kurang dapat menjangkau daerah pemasaran yang jauh lebih luas dari lokasi dimana produksi potil dan camilan itu dilakukan yakni di Dusun Salam Secang. Untuk mengatasi permasalahan tersebut maka diperlukan sebuah perancangan rekayasa sistem berbasis web yang dibuat melalui sistem penjualan online (e-commerce).  Karena pada era ini perkembangan Information Technology (IT) mempunyai pengaruh yang cukup besar dalam hal pemasaran produk dari suatu perusahaan atau UKM itu sendiri.  Dengan adanya e-commerce yang ada nantinya,  akan mempermudah baik konsumen maupun produsen atau pemilik toko tersebut. Sebut saja sebagai contoh, biaya operasional dapat lebih murah dan manajemen dalam perdagangan produk lebih efisien.

B.  Rumusan Masalah

1.    Apa sajakah yang dibutuhkan dalam pembuatan sistem penjualan dengan media online?

2.    Berapakah perkiraan biaya yang dibutukan?

3.    Bagaimana bentuk rancangan website sebagai media promosi Produk Potil dan Camilan Ketela UKM Barokah yang lebih efktif dan efisien?

C.  Tujuan

           Tujuan yang ingin dicapai dengan adanya perencanaan konsep E-Business ini adalah :

1. Memudahkan konsumen dalam mendapatkan produk potil dan aneka camilan dari UKM Barokah dengan adanya web yang tersedia

2.  Memperluas jangkauan pemasaran dan konsumen melalui internet.   

3. Mengimplementasikan E-business dalam segi pelayanan konsumen, keamanan, transaksi penjualan dan pembelihan hingga pengiriman barang.

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA

                       

A.  Pengertian E-Business

Bisnis menurut Ilmu Ekonomi :

“organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba”.

E-Bisiness adalah Penggunaan teknologi elektronik pada transaksi bisnis.

E-Business merupakan kegiatan berbisnis di Internet yang tidak saja meliputi pembelian, penjualan dan jasa, tapi juga meliputi pelayanan pelanggan dan kerja sama dengan rekan bisnis (baik individual maupun instansi).

B.  E-Commerce

1.    Pengertian E-Commerce

Adalah penyebaran, pembelian, penjualan,  pemasaran barang dan jasa melalui sistem elektronik seperti internet atau televisi, www, atau jaringan komputer lainnya. E-commerce dapat melibatkan transfer dana elektronik, pertukaran data elektronik, sistem manajemen inventori otomatis, dan sistem pengumpulan data otomatis.

Industri teknologi informasi melihat kegiatan e-commerce ini sebagai aplikasi dan penerapan dari e-bisnis (e-business) yang berkaitan dengan transaksi komersial, seperti: transfer dana secara elektronik, SCM (supply chain management), pemasaran elektronik (e-marketing), atau pemasaran online (online marketing), pemrosesan transaksi online (online transaction processing), pertukaran data elektronik (electronic data interchange /EDI), dll.

2.    Ruang Lingkup E-Commerce

Merupakan lingkup aktivitas perdagangan secara elektronik dalam arti luas serta terpenting dan terbesar dari e-business adalah ecommerce, dimana berbagai aktivitas transaksi jual beli dilakukan melalui medium internet.

Salah satu cara yang dapat dipergunakan untuk dapat mengerti batasan-batasan dari sebuah e-commerce adalah dengan mencoba mengkaji dan melihat fenomena bisnis tersebut dari berbagai dimensi, yaitu :

a. Teknologi 
            Kontributor terbesar yang memungkinkan terjadinya e-commerce adalah teknologi informasi, karena jual beli di dunia maya terbentuk karena terhubungnya berjuta-juta komputer ke dalam sebuah jaringan raksasa (internet).

b. Marketing dan “New Consumer Processes”

            Dari segi pemasaran Melalui e-commerce jangkauan sebuah perusahaan menjadi semakin luas karena yang bersangkutan dapat memasarkan produk dan jasanya ke seluruh dunia tanpa memperhatikan batasan-batasan geografis.

c. Electronic Linkage

            Dengan adanya e-commerce, maka dua buah divisi dapat bekerja sama secara efisien.

          d. Information Value Adding

            Di dalam e-commerce, bahan baku yang paling penting adalah informasi. proses pertambahan nilai (value adding processes) menjadi kunci terselenggaranya sebuah mekanisme e-commerce.

e. Market-Making

            Keberadaannya secara langsung telah membentuk sebuah pasar perdagangan tersendiri yang mempertemukan berjuta-juta penjual dan pembeli di sebuah pasar digital maya (e-market).

f. Service Infrastructure

            Konsep e-commerce ternyata tidak hanya membuahkan mekanisme transaksi jual beli, namun ternyata banyak sekali jasa-jasa baru yang diperlukan sebagai sarana pendukung aktivitas jual beli.

C.  Pengertian Web

            Website adalah sebuah media presentasi online untuk sebuah perusahaan atau individu. Website juga dapat digunakan sebagai media penyampai informasi secara online.

Sebuah Website statik, adalah salah satu bentuk website yang isi didalam website tersebut tidak dimaksudkan untuk di update secara berkala, dan biasanya di maintain secara manual oleh beberapa orang yang menggunakan software editor. Ada 3 tipe kategori software editor yang biasa dipakai untuk tujuan maintaining ini, mereka adalah :

1. Elemen (1) Penyunting teks. Contohnya adalah Notepad atau TextEdit, dimana HTML diubah didalam program editor tersebut.

2. Elemen (2) WYSIWYG editor. Contohnya Microsoft Frontpage dan Macromedia Dreamweaver, dimana situs di edit menggunakan GUI (Graphical User Interface) dan format HTML ini secara otomatis di generate oleh editor ini.

3. Elemen (3) Editor yang sudah memiliki templat, contohnya Rapidweaver dan iWeb, dimana, editor ini membolehkan user untuk membuat dan mengupdate websitenya langsung ke server web secara cepat, tanpa harus mengetahui apapun tentang HTML. Mereka dapat memilih templat yang sesuai dengan keinginan mereka, menambah gambar atau obyek, mengisinya dengan tulisan, dan dengan sekejap mereka sudah dapat membuat situs web tanpa harus melihat sama sekali kode-kode HTML.

Sebuah website dynamic adalah website yang secara berkala, informasi didalamnya berubah, atau website ini bisa berhubungan dengan user dengan berbagai macam cara atau metode (HTTP cookies atau Variabel Database, sejarah kunjungan, variabel sesi dan lain-lain) bisa juga dengan cara interaksi langsung menggunakan form dan pergerakan mouse. Ketika web server menerima permintaan dari user untuk memberikan halaman tertentu, maka halaman tersebut akan secara otomatis di ambil dari media penyimpanan sebagai respon dari permintaan yang diminta oleh user. Sebuah situs dapat menampilkan dialog yang sedang berlangsung diantara dua user, memantau perubahan situasi, atau menyediakan informasi yang berkaitan dengan sang user.

D.  Pengertian CMS (Content Management System)

Content Management System (CMS) adalah sebuah sistem yang dapat membuat, mengatur, medestribusikan, mempublikasikan dan menjaga informasi perusahaan atau institusi, dimana admin tidak harus mengetahui tag HTML untuk menjalankanya. Penggunaan CMS juga bermacam-macam, berikut diantaranya :

a. Mengelola website pribadi atau lebih dikenal dengan blog

b. Mengelola website perusahaan/bisnis.

c. Portal atau website komunitas.

d. Galeri foto, dan lain sebagainya.

e. Forum.

f. Aplikasi E-Commerce, dll.

BAB III. PEMBAHASAN

A.   Analisa Kelemahan Sistem Lama

Pada sistem yang lama yakni hanya menggunakan sistem offline tanpa adanya koneksi atau kaiatannya dengan internet dan E-business. Penyebaran informasi produk pun masih berupa brosur yang berbentuk kertas. Bila ditinjau dari sistem keamanan data, dengan menggunakan sistem manual masih kurang terjaga. Pelayanan yang diberikan kepada konsumen menjadi kurang maksimal, Karena system yang belum terkomputerisasi menyebabkan proses pelayanan hanya sebatas pada para pengunjung di toko atau tempat dimana produk di jual.

B.  Analisa Kebutuhan Sistem

Setelah adanya analisa mengenai sistem yang lama maka diperlukan analisa mengenai kebutuhan sistem baru yang akan diterapkan. Dalam mempermudah kebutuhan sistem, maka dibagi menjadi dua buah kebutuhan yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional.

1.    Analisa Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional biasanya menunjukkan fasilitas apa yang dibutuhkan serta aktivitas apa saja yang terjadi dalam sistem baru atau dapat disebut juga dengan kebutuhan pengguna (user requirement).

2.    Analisa Kebutuhan Non Fungsional

Kebutuhan non fungsional terkait dengan analisa perilaku konsumen terhadap rancangan website yang baru. Ada beberapa hal yang tergolong dalam analisa kebutuhan non fungsional, diantaranya:

a)   Usability

Sistem dapat diakses oleh siapapun, diamanapun dan kapanpun selama 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu, karena menggunakan fasilitas internet.

b)   Reliability

Sistem mudah dipahami oleh user, karena menggunakan bantuan visual yang baik.

Visual ini dapat membantu pengguna dalam menjalankan proses, baik itu proses pemesanan ataupun pembayaran oleh pihak user (konsumen).

c)    Portability

Keamanan data dalam database system diatur dengan menggunakan password. Sehingga hanya orang-orang tertentu saja yang dapat mengakses data-data khusus sistem.

d)   Supportability

Penggunaan software yang dapat dengan mudah didapatkan karena software yang digunakan bersifat freeware.

3.    Gambaran Sistem E-commerce

Sistem tersebut terdiri dari dua halaman login, yaitu pertam halaman admin dan yang kedua halaman customer. Pada halaman admin, pengelola dari UKM Barokah itu sendiri dapat melakukan proses add, update, change, dan control. Sedangkan apada halaman customer merupakan halaman yang dapat diakses oleh pengunjung yang akan membelli produk. Sebelum melakukan pemesanan produk, seoarang customer haruslah login terlebih dahulu.

C.  Infastruktur Yang Diperlukan

Hardware yang diperlukan antara lain adalah sebagai berikut:

Hardware	Keterangan
Komputer	Dengan spesifikasi minimal pentium III. RAM minimal 256 MB, Harddisk minimal 20 GB, VGA Card Minimal 4 MB
Modem / Intenet Speedy	Agar dapat terhubung dengna internet
Router	Untuk memilih jaringan tujuan dan meneruskan pengiriman paket data pada jaringan khusus
Kabel UTP	Sebagai penghunbung antar komputer
Switch Hub	Untuk menghubungkan jalur komunikasi data dari setiap segmen jaringan ke jaringan tertentu
Ethernet Card	Sebagai kartu antar muka jaringan transmisi data komputer yang terkoneksi

Dalam Proses perancangan sistem e-bisiness yakni dengan website memerlukan beberapa software. Software itu sendiri befungsi sebagai alat pendukung sebelum  membuat suatu website. Software yang diperlukan antara lain adalah:

Software

Operating system Windows 8

XAMPP 2.5 Instaler

Mozilla Firefox ( sebagai web browser)

Openchart ( Sebagai Content Management System)

WinBar

Internet Download Manager

Adobe Photoshop

Corel Draw (guna mendesain produk)

D.  Analisa Keuangan

Analisa keuangan dari berbagai barang maupun bahan yang dibutuhkan antara lain adalah sebagai berikut:

Yang Dibutuhkan	Anggaran
Komputer	Rp 5.000.000,-
Modem / Intenet Speedy	Rp    500.000,-
Router	Rp    300.000,-
Kabel UTP	Rp      50.000,-
Switch Hub	Rp    200.000,-
Ethernet Card	Rp    110.000,-
Hosting dan Domain	Rp    300.000,-
Biaya pengiriman	Rp      50.000,-
Biaya pemasangan	Rp    200.000,-
Lain-lain	Rp      50.000,-
Jumlah	Rp 6.760.000,-

E.  Rancangan Desain Web

Untuk rancangan desain web sendiri mungkin akan seperti ilustrasi di bawah ini:

Keterangan:

1.      Nama perusahaan atau UKM yang dalam hal ini bernama “Barokah”

2.      Merupakan suatu tombol searching untuk mencari produk

3.      Merupakan tombol Home, serta tombol navigasi lain mengenai produk, kontak, dan lain-lain

4.      Kolom yang berisi kategori produk secara ringkas

5.      Kolom yang berisi data nama produk secara mendetail yang telah dicari

6.      Serta terdapat galeri foto dan lain-lain

E-Government

Definisi dari E-Government

Adalah Layanan dan pengiriman informasi elektronik yang diberikan pemerintah 24 jem sehari, 7 hari seminggu –Norris D.F., Fletcher

Mengenai E-Readness

Conectivity

Apakah jaringansudah tersedia secara luas dan dengan harga yang terjangkau?

Information Security

Apakah jaringan dan tempat penyimpanan data sudah isa dipastikan aman?

Human Capital

Apakah sumber daya manusianya sudah mampu mengaplikasikan E-Governmnet

Tahapan-tahapan yang perlu dilakukan dalam E-Government

1.      Implementasi: memperkanalkan kemunculannya pada masyarakat

2.      Pengembangan: situs pemerintahan bertambah, informasi menjadi semakin dinamis

3.      Interaktif: user bisa mengunduh form, berkomunikasi melalui email maupun real-time chat

4.      Transaksional: user bisa membayar layanan secara online

5.      Full-electrinic: e-government sudah terintegrasi di seluruh sektor pemerintahan

Prisip-prinsip E-Government

1.      Membangun layanan terhadap masyarakat

2.      Membuat pemerintah dan layanan-layanannya lebih mudah untuk diakses oleh masyarakat

3.      Memberikan solusi terhadap isu-isu sosial

4.      Menyediakan informasi-informasi yang bermanfaat bagi masyarakat

5.      Penggunan sumber daya pemerintah secara efektif dan efisien

  

Tujuan dari implementasi E-Government

1.      Meningkatkan mutu layanan publik melalui pemanfaatan teknologi IT dalam proses penyelenggaraan pemerintahan

2.      Terbentuknya pemerintahan yang bersih, transparan, dan mampu menjawab tuntutan perusahaan secara efektif

3.      Perbaikan organisasi, sistem manajemen, dan proses kerja kepemerintahan

Sasaran-sasaran Pembangunan E-Government

1.      Pembentukan jaringan informasi dan transaksi pelayanan publik yang berkualitas dan terjangkau

2.      Pembentukan hubungan interaktif dengan dunia usaha untuk meningkatkan dan memperkuat kemampuan perekonomian menghadapi perubahan dan persaingan perdagangan internasional

3.      Pembentukan mekanisme kominikasi antar lembaga pemerintah serta pentyediaan fasiitas bagi partisipasi masyarakat dalam proses kepemerintahan

4.      Pembentukan sistem me=anajemen dan proses kerja yang transparan dan efisien serta memperlancar transaksi dan layanan antar lembaga pemerintah

Langkah dalamGovernment  menuju E-Government

Pada awalnya pemerintah dalam menyelenggarakan pemerintahan secara MANUAL. Lalu terjadilah TRANSFORMASI ke penyelenggaraan pemerintah Berbasis ICT. Dalam transformasi terjadi perubahan budaya kerja, perubahan proses kerja, SOP dan kebijakan politik, peraturan perundangan, serta leadership. Kemudian setelah itu pemanfaatan ICT yakni berupa penggunaan internet, penggunaan infrastruktur telematika, penggunaan sistem aplikasi, electrinic data interchange, dan electronic data documentation.

Kerangka arsitektur E-Government

Salah satu kunci E-Government adalah pemanfaatan ICT. Ini artinya bahwa akan ada unsur-unsur seperti sistem aplikasi, sistem infrastruktur, jaringan telematika, transaksi dan pertukaran data elektronik, dan sistem dokumentasi elektronik

Kelompok sistem

1.      Kelompok sistem aplikasi e-Government yang terorientasi fungsinya melayani kebutuhan dan kepentingan masyarakat (G2C: Government To Citizen)

2.      Kelompok sistem aplikasi e-Government yang orientasi fungsinya melayani kebutuhan dan kepentingan kalangan bisnis (G2B: Government To Business)

3.      Kelompok sistem aplikasi e-Government yag orientasi fungsinya melayani kebutuhan internal lembaga kepemerintahan dan daerah (G2G: Government To Government)

Hambatan-hambatan e-Government

1.      Kultur berbagi belum ada

Kultur berbagi (sharing) informasi dan mempermudah urusan belum terbiasa di kalangan masyarakat Indonesia. Banyak oknum yang menggunakan kesempatan dengan mempersulit mendapatkan informasi ini

2.      Kultur mendokumentasi belum lazim

Salah satu kesulitan besar yang kita hadapi adalah kebiasaan kurangnya mendokumentasikan (apa saja). Padahal kemampuan mendokumentasikan ini menjadi bagian dari ISO 9000 dan juga menjadi standar dari software

3.      Kurangnya SDM handal

Teknologi informasi merukan sebuah bidang baru. Pemerintah umumnya jarang yang memiliki SDM handal dibidang teknologi informasi. SDm yang handal ini biasanya ada di lingkungan bisns/industri. Kekurangan SDM ini menjadi penghambat implementasi dari e-Government

4.      Infrastruktur yang mahal dan belum memadai

Infrastruktur telekomunikasi Indonesia masih belum tersebar secara merata. Di berbagai daerah di Indonesia masih belum tersedia saluran telepon, atau bahkan aliran listrik.

5.      Tempat akses yang terbatas

Permasalahan-permasalahan E-Governmentdi Indonesia

1.      Knowledge level: hanya beberapa pejabat yang mengerti apa itu e-Government

2.      Organizational level: adanya sitem sentralisasi pemerintahan membuat tidak bisa mendelegasika kekuasaan untuk pengambilan keputusan

3.      Financial level: terbatasnya  dana untuk pengmbangan e-Government

4.      Legal level: infarstruktur hukum untuk mendukung e-Government belum sepenuhnya diterapkan

5.      Management level: biasanya tidak dikelola dengan baik

6.      Technical level: keterbatasan sarana dan prasarana dan akses terhadap e-Government

7.      Clutural level: masih ada hambatan kecepatan perkembangan anatar ICT dan perubahan kebudayan  

Business To Business (B2B)

  Definisi

Merupakan sistem komunikasi bisnis antar pelaku bisnis atau transaksi elektronik antar perusahaan yang dilakukan secara rutin dan dalam kapasitas produk yang besar.

  Konsep dalam B2B

Transaksi bisnis dijalankan melalui internet, extranet, intranet, atau jaringan sistem perusahaan, juga dikenal sebagai e-B2B (electronic B2B)

  Karakteristik B2B

1.      Trading Partner : Pertukaran informasi hanya berlangsung diantara mereka dan karena sudah mengenal, maka pertukaran dilakukan atas dasar kebutuhan dan kepercayaan.

2.      Pertukaran data dilakukan secara berulang dan berskala dengan format data yang telah disepakati.  Jadi service yang dipergunakan antar kedua sistem tersebut sama dan menggunakan standar yang sama pula.

3.      Salah satu pelaku tidak harus menunggu partner mereka lainnya untuk mengirimkan data.

4.      Model yang umum digunakan adalah peer to peer, dimana processing intelligence dapat didistribusikan di kedua pelaku bisnis. 

B2B Exchange

Gagasan dasar dari B2B Exchange adalah membuat lebih mudah suatu perusahaan untuk temukan barang-barag yang kereka perlukan, bertansaksi secara lengkap, dan untuk menyimpan uang sampai ada barang-barang yang diperjual belikan dengan skala besar.

  Klasifikasi B2B Exchange

1.      Systematic Sourcing

Pembelian dilaksanakan dalam jangka panjang hubungan antar supplier dan pembeli

2.      Spot Sourcing

Pembelian tidak direncanakan, dibuat seperti kebutuhan

3.      Vertical Exchange

Suatu pertukaran yang anggotanya adalah di dalam (satu/orang) industri atau idustri segmen

4.      Horizontal Exchange

Suatu pertukaran yang menangani material menukar tambah beberapa industri berbeda

Aktifitas yang dilakukan dalam B2B

1.      Market  Intelligence

Mengumpulkan informasi lengkap mengenai produk yang akan dibeli atau jasa yang akan digunakan

Mulai dari spesifikasi, servis, kualitas, dan kuantitasnya

2.      Prepurchasing

Menyiapkan prpopsal pembelian (RFP: Request for Proposal)

Mencari tahu permintaan kuantitas (RFQ: Request for Quotation)

Menyediakan spesifikasi

 Negosiasi

3.      Purchasing

Menyiapkan pemesanan (Ordering)

Persetujuan pengiriman (Deliveries)

Persetujuan pemesanan (Acknowledgement)

4.      Shipping & Penerimaan barang

Menginformasikan jadwal pengiriman barang

Mendapatkan faktur penerimaan barang

5.      Pembayaran

Pembayaran dilakukan melalui bank atau secara online

B2B Marketplace

1.      One to Many

Pasar yang dikelola oleh suatu perusahaan (supplier) yang menyediakan mulai dari katalog penawaran produk dan harganya

2.      Many to One

Pasar yang dikelola oleh banyak perusahaan untuk mendapatkan satu pembeli dengan cara tender

3.      Some to Many

Gabunagn dari beberapa perusahaan sejenis yang menggabungkan produk-produk mereka untuk ditawarkan ke banyak pembeli

4.      Many to Some

Perusahaan yang menggabungkan katalog pembelian mereka untuk menarik perusahaan supplier untuk mendapatkan harga yang lebih murah

5.      Many to Many

Pasar yang dikelola olh banyak perusahaan (supplier) dan banyak perusahaan pembeli yang memungkinkan untuk terjadinya proses lelangyang dinamis

 Contoh Web B2B

1.      Pure Play (B2B)

Electronic Market: iMark.com

Web malls: www.mallpark.com

Web hosting: www.earthlink.com, www.masterwebnet.com

2.      Click and Mortal (Partial B2B)

SUPPLIER’S Web: covist.com

Promotion: sap.com

Logistic: ec.ups.com

After Sales: cisco.com